Les documents d’état civil relatifs à la naissance servent à prouver la naissance d’une personne. Ils sont nécessaires, par exemple, pour obtenir une carte d’assurance maladie ou pour inscrire un enfant à un centre de la petite enfance ou à une garderie. Il est important de vérifier auprès de l’organisme visé quel type de document il accepte comme preuve de naissance.
Les documents d'état civil relatifs à la naissance délivrés par le Directeur de l'état civil sont :
- le certificat de naissance;
- la copie d'acte de naissance;
- l'attestation de naissance.
Seuls le certificat et la copie d'acte prouvent la naissance d'une personne. Ils sont utiles, par exemple, pour :
- demander un passeport;
- obtenir une carte d'assurance maladie ou un premier permis de conduire;
- inscrire un enfant à l'école primaire ou secondaire;
- demander des prestations du Régime de rentes du Québec ou des allocations de retraite du gouvernement du Canada.
Certains organismes acceptent l'attestation comme preuve de naissance. D'autres exigent plutôt un certificat ou une copie d'acte. Lorsqu'une preuve de naissance est exigée, il faut ainsi vérifier auprès de l'organisme visé quel type de document il accepte.
Le Directeur ne peut délivrer un certificat ou une copie d'acte de naissance qu'après avoir inscrit la naissance au registre de l'état civil du Québec. La copie d'acte ou le certificat est rédigé dans la même langue que celle dans laquelle la naissance a été inscrite au registre. Le certificat peut être délivré en grand format ou en format abrégé.
Certificat de naissance grand format
Le certificat de naissance grand format contient les renseignements suivants sur la personne visée :
- son nom de famille, ses prénoms et la mention de son sexe;
- la date, l'heure et le lieu de sa naissance;
- les noms de famille et prénoms de son père et de sa mère.
D'autres renseignements y figurent, notamment le numéro d'inscription de la naissance au registre ainsi que le numéro et la date de délivrance du certificat.
Certificat de naissance format abrégé
Le certificat de naissance format abrégé contient les mêmes renseignements que le certificat grand format, sauf les noms de famille et prénoms du père et de la mère.
Copie d'acte de naissance
La copie d'acte de naissance reproduit de façon intégrale les renseignements figurant sur l'acte de naissance (certains renseignements peuvent toutefois être manquants si la naissance a eu lieu avant 1994). Le numéro et la date de délivrance de la copie d'acte y figurent aussi.
Il est à noter qu’à la suite d’une adoption, le Directeur dresse un nouvel acte de naissance lorsqu’il reçoit le jugement d’adoption du tribunal ou le certificat d’adoption coutumière autochtone délivré par l’autorité compétente autochtone. Si le jugement d’adoption reconnaît des liens préexistants de filiation ou que le certificat d’adoption coutumière autochtone fait mention de la reconnaissance de liens préexistants de filiation ou du maintien de certains droits et obligations entre l’adopté et un parent d’origine, le nouvel acte contiendra cette information. La personne qui souhaite obtenir un document indiquant l’une de ces reconnaissances doit donc demander au Directeur une copie d’acte de naissance (un certificat de naissance ne comporte pas ces mentions). La copie d’acte comportera une 2e page sur laquelle seront reproduits ces renseignements. Cette page ne peut pas être utilisée seule : elle devra toujours être présentée avec la 1re page du document (qui elle, par contre, pourra encore être utilisée seule).
Attestation de naissance
L'attestation de naissance est une lettre portant le sceau du Directeur de l'état civil. Elle atteste la présence ou l'absence de
- l'acte de naissance d'une personne au registre de l'état civil du Québec;
- toute mention qui, en vertu de la loi, doit figurer sur cet acte.
Acte de naissance fait hors du Québec
Le Directeur peut insérer au registre de l'état civil du Québec un acte de naissance fait hors du Québec par une autorité compétente. L'acte doit concerner une personne domiciliée au Québec. Après l'insertion d'un tel acte, le Directeur peut délivrer uniquement un certificat de naissance en grand format ou une attestation de naissance. Aucune copie d'acte ne peut être délivrée.
Il est à noter que malgré son insertion au registre, un acte de naissance fait hors du Québec est un document semi-authentique (voir les définitions), à moins que sa validité ait été reconnue par un tribunal du Québec. Les certificats et attestations relatifs à un tel acte délivrés par le Directeur porteront une mention concernant le caractère semi-authentique de l'acte.
Copie d’un certificat d’adoption coutumière autochtone, d’un certificat de tutelle supplétive autochtone ou d’un acte de reconnaissance d’une adoption coutumière autochtone hors du Québec
La copie de ces documents reproduit de façon intégrale les renseignements figurant sur la version originale délivrée par l’autorité compétente autochtone. Cette autorité doit être répertoriée dans le Registre des autorités compétentes en matière d’adoption coutumière autochtone, de tutelle supplétive autochtone et de reconnaissance d’adoption coutumière autochtone hors Québec.
Comme la clientèle et les conditions varient selon les Services, ces renseignements sont présentés sous chaque Service.
