Secteur privé : collecte, conservation et communication de renseignements personnels | Commission d'accès à l'information

Communiquer ou collecter des renseignements personnels en tant qu'entreprise privée

Obligation de consentement
Pour communiquer des renseignements personnels à un tiers ou les collecter, l'entreprise privée doit obtenir le consentement de la personne concernée. Ce consentement doit être

  • manifeste;
  • libre;
  • éclairé;
  • donné à des fins spécifiques.

De plus, il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.

Cas d’exception
Une entreprise privée peut exceptionnellement communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier sans obtenir le consentement de la personne concernée dans certains cas, par exemple

  • une poursuite judiciaire, si l'information est transmise;
    • au procureur de la personne concernée,
    • au directeur des poursuites criminelles et pénales,
    • à un organisme responsable de prévenir, de détecter ou de réprimer les infractions;
  • une situation d'urgence mettant en danger la vie, la sécurité ou la santé de la personne concernée;
  • l'application d'une convention collective;
  • la mise en œuvre d'un programme auquel la personne concernée participe;
  • la tenue d'une étude ou d'une recherche autorisée;
  • l'établissement de statistiques autorisées;
  • le recouvrement d'une créance pour une personne ou une entreprise;
  • la constitution d'une liste nominative, sous certaines conditions;
  • toute autre situation pour laquelle la communication d'un renseignement personnel est nécessaire à l'exercice des fonctions d'une personne.

Renseignements communiqués à l’extérieur du Québec
L'entreprise privée qui transmet des renseignements personnels à l'extérieur du Québec doit prendre tous les moyens raisonnables pour que le renseignement personnel concerné

  • soit utilisé à des fins pertinentes, sinon prendre tous les moyens raisonnables pour obtenir le consentement de la personne concernée;
  • ne soit pas communiqué à des tiers sans le consentement de la personne concernée.

Dans le cas d'une liste nominative, il faut aussi que les personnes concernées aient une occasion valable de refuser l'utilisation des renseignements personnels les concernant à des fins de prospection commerciale ou philanthropique et de faire retirer leurs renseignements de la liste.

Si l'entreprise estime que les renseignements visés ne bénéficieront pas des conditions mentionnées ci-dessus, elle doit refuser de

  • les communiquer;
  • les confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec la tâche de les détenir, de les utiliser ou de les communiquer pour son compte.

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