Clientèle
Toute personne dont le nom figure sur l'acte de naissance fait hors du Québec.
Condition
La personne concernée par l'acte doit être domiciliée au Québec.
Pour demander l'insertion d'un acte de naissance au registre de l'état civil du Québec, il faut
- remplir le formulaire Demande d'insertion au registre de l'état civil du Québec d'un acte d'état civil fait hors du Québec et y joindre les documents requis;
- transmettre le tout, par la poste, au Directeur de l'état civil, à Québec, ou le déposer à l'un de ses comptoirs de services.
L'insertion au registre de l'état civil du Québec d'un acte de naissance fait hors du Québec est gratuite.
Le délai de traitement varie selon la complexité du dossier.
Les documents requis sont les suivants :
- l'original du document attestant la naissance, délivré par l'organisme qui délivre les documents d'état civil dans l’autre province ou l’autre pays où la naissance a eu lieu (original d'une copie d'acte ou d'un certificat de naissance ou de tout autre document équivalent certifié conforme);
- la photocopie d'un document d'identité valide avec photo du demandeur;
- la photocopie d'une preuve de domicile du demandeur ou de la personne concernée par l'acte à insérer, s'il ne s'agit pas du demandeur.
Pour trouver l'organisme qui délivre les documents d'état civil ailleurs au Canada ou dans un autre pays, il est possible de s'adresser à Service Canada.
Documents d'identité
Les documents d'identité avec photo acceptés sont les suivants :
- carte d'assurance maladie délivrée par une province canadienne;
- permis de conduire ou d'apprenti conducteur du Québec, d'une autre province canadienne, d'un territoire canadien ou d'un État américain (s'il n'est pas présenté comme preuve de domicile);
- passeport canadien ou étranger;
- carte de citoyenneté canadienne (délivrée de 2002 à 2012);
- carte de résident permanent du Canada;
- carte de résident permanent des États-Unis (carte verte);
- document d'immigration délivré par le gouvernement du Canada (IMM 1442);
- pièces d'identité officielles pour les militaires, les policiers ou les diplomates en poste au Canada;
- certificat de statut d'Indien;
- carte d'identité délivrée par une province canadienne ou un territoire canadien.
Note
Si le demandeur ne peut pas fournir un document d'identité avec photo, il peut
- choisir un répondant qui remplit les conditions suivantes :
- il a 18 ans ou plus,
- il connaît le demandeur depuis au moins 2 ans,
- il est citoyen canadien,
- il exerce au Québec une profession reconnue par le Directeur de l'état civil;
2. remplir le formulaire Déclaration du répondant et le faire signer par le répondant;
3. joindre le formulaire à la demande.
Avant de remplir le formulaire, il est suggéré de consulter la publication Renseignements généraux sur la déclaration du répondant.
Preuves de domicile
Les documents acceptés comme preuves de domicile sont les suivants :
- permis de conduire ou d'apprenti conducteur du Québec, d'une autre province canadienne, d'un territoire canadien ou d'un État américain (s'il n'est pas présenté comme document d'identité avec photo);
- avis d'imposition des taxes municipales ou scolaires (1 an ou moins);
- correspondance postale gouvernementale (1 an ou moins);
- facture récente d'une entreprise de fourniture d'énergie, de services téléphoniques ou de câblodistribution (3 mois ou moins);
- certificat de compétence de la construction (apprenti ou compagnon);
- carte d'hôpital accompagnée de la carte d'assurance maladie avec photo;
- relevé d'emploi ou bulletin de paie (3 mois ou moins);
- certificat ou relevé d'assurance habitation ou automobile (1 an ou moins);
- relevé de notes (1 an ou moins);
- relevé bancaire (3 mois ou moins);
- reçu de changement d'adresse remis par Postes Canada (3 mois ou moins).
Langue des documents
Si les documents exigés sont rédigés dans une langue autre que le français ou l'anglais, il faut :
- les faire traduire en français par un membre de l'Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec;
- joindre, en plus des documents exigés, l'original de la traduction à la demande.
Conservation et retour des documents originaux
Le Directeur de l'état civil conserve l'original du certificat ou de la copie d'acte ou du document équivalent certifié conforme correspondant à l'acte de naissance à insérer au registre ainsi que l'original de sa traduction française, s'il y a lieu.
