Clientèle
Le demandeur est l'une des personnes suivantes :
- une personne dont le nom figure sur l'acte de décès fait hors du Québec;
- la personne à laquelle la personne décédée était unie par union civile ou par mariage;
- l'enfant, le frère ou la sœur de la personne décédée.
Condition
La personne décédée était domiciliée au Québec ou un événement de l'état civil la concernant est inscrit au registre de l'état civil du Québec.
Pour demander l'insertion d'un acte de décès au registre de l'état civil du Québec, il faut :
- remplir le formulaire Demande d'insertion au registre de l'état civil du Québec d'un acte d'état civil fait hors du Québec et y joindre les documents requis;
- transmettre le tout, par la poste, au Directeur de l'état civil, à Québec, ou le déposer à l'un de ses comptoirs de services.
L'insertion au registre de l'état civil du Québec d'un acte de décès fait hors du Québec est gratuite.
Les documents suivants sont requis :
- la photocopie d'un document d'identité valide avec photo et d'une preuve de domicile valide du demandeur;
- s'il y a lieu, la photocopie d'une preuve valide de domicile au Québec de la personne décédée;
- l'original du certificat ou de la copie d'acte de décès ou du document équivalent certifié conforme délivré par l'officier de l'état civil de l'endroit hors du Québec où a eu lieu le décès;
- si la personne décédée s'est unie civilement ou mariée hors du Québec, l'original du certificat ou de la copie d'acte d'union civile ou de mariage ou du document équivalent certifié conforme délivré par l'officier de l'état civil de l'endroit hors du Québec où a eu lieu l'union civile ou le mariage;
- si la personne décédée ainsi que la personne à laquelle elle était unie par union civile ou mariage sont nés hors du Québec, les originaux des certificats ou copies d'acte de leur naissance ou les originaux des documents équivalents certifiés conformes délivrés par l'officier de l'état civil de l'endroit hors du Québec où elles sont nés;
- s'il y a lieu, une copie certifiée conforme délivrée par le greffe du tribunal concernant le jugement prononçant la dissolution de l'union civile ou une copie certifiée conforme de la déclaration commune notariée d'une telle dissolution;
- s'il y a lieu, une copie certifiée conforme délivrée par le greffe du tribunal concernant le jugement prononçant le divorce ou l'annulation du mariage.
Note
Pour trouver l'organisme qui délivre des documents d'état civil :
- dans une autre province ou dans un territoire du Canada, s'adresser à Service Canada;
- dans un autre pays, s'adresser au consulat du pays concerné (les coordonnées du consulat du pays concerné peuvent être obtenues auprès de Service Canada).
Documents d'identité
Les documents d'identité avec photo acceptés sont les suivants :
- carte d'assurance maladie délivrée par une province canadienne;
- permis de conduire ou d'apprenti conducteur du Québec, d'une autre province canadienne, d'un territoire canadien ou d'un État américain (s'il n'est pas présenté comme preuve de domicile);
- passeport canadien ou étranger;
- carte de citoyenneté canadienne (délivrée de 2002 à 2012);
- carte de résident permanent du Canada;
- carte de résident permanent des États-Unis (carte verte);
- document d'immigration délivré par le gouvernement du Canada (IMM 1442);
- pièces d'identité officielles pour les militaires, les policiers ou les diplomates en poste au Canada;
- certificat de statut d'Indien;
- carte d'identité délivrée par une province canadienne ou un territoire canadien.
Note
Si le demandeur ne peut pas fournir un document d'identité avec photo, il peut :
- choisir un répondant;
- remplir le formulaire Déclaration du répondant et le faire signer par le répondant;
- joindre le formulaire à la demande.
Avant de remplir le formulaire, il est suggéré de consulter la publication Renseignements généraux sur la déclaration du répondant.
Le répondant doit :
- être âgé de 18 ans ou plus;
- confirmer l'identité du demandeur et déclarer le connaître depuis au moins 2 ans;
- être citoyen canadien;
- exercer une profession reconnue par le Directeur de l'état civil;
- exercer sa profession au Québec.
La liste des professions reconnues par le Directeur est donnée dans la publication.
Preuves de domicile
Les documents acceptés comme preuves de domicile sont les suivants :
- permis de conduire ou d'apprenti conducteur du Québec, d'une autre province canadienne, d'un territoire canadien ou d'un État américain (s'il n'est pas présenté comme document d'identité avec photo);
- facture de taxes municipales ou scolaires (1 an ou moins);
- correspondance postale gouvernementale (1 an ou moins);
- facture récente d'une entreprise de fourniture d'énergie, de services téléphoniques ou de câblodistribution (3 mois ou moins);
- certificat de compétence de la construction (apprenti ou compagnon);
- carte d'hôpital accompagnée de la carte d'assurance maladie avec photo;
- relevé d'emploi ou bulletin de paie (3 mois ou moins);
- certificat ou relevé d'assurance habitation ou automobile (1 an ou moins);
- relevé de notes (1 an ou moins);
- relevé bancaire (3 mois ou moins);
- reçu de changement d'adresse remis par Postes Canada (3 mois ou moins).
Langue des documents
Si les documents exigés sont rédigés dans une langue autre que le français ou l'anglais, il faut :
- les faire traduire en français par un membre de l'Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec;
- joindre, en plus des documents exigés, l'original de la traduction à la demande.
Conservation et retour des documents originaux
Le Directeur de l'état civil conserve l'original du certificat ou de la copie d'acte ou du document équivalent certifié conforme correspondant à l'acte de décès à insérer au registre ainsi que l'original de sa traduction française, s'il y a lieu.
