Deux documents sont nécessaires pour que le Directeur de l’état civil puisse inscrire un décès au registre de l’état civil du Québec : le constat de décès et la déclaration de décès. Le constat est dressé par un médecin et la déclaration est remplie par le directeur de funérailles et un proche de la personne décédée, par exemple son conjoint ou un membre de sa famille.
Si, lors du décès d’un proche, vous remplissez la déclaration de décès, vous pourrez aussi remplir le formulaire Demande de transmission simplifiée de renseignements relatifs au décès. Le Directeur de l’état civil avisera pour vous du décès les ministères et organismes visés par les réponses que vous y fournirez. Ainsi, vous n’aurez pas à leur fournir de certificat de décès comme preuve du décès.
Une déclaration de décès (voir les définitions) doit obligatoirement être remplie lorsque survient un décès. Jumelée au constat de décès (voir les définitions), qui est aussi obligatoire, elle permet de dresser l’acte de décès.
Tout décès doit être constaté, puis déclaré au Directeur de l’état civil. Le médecin et le directeur de funérailles interviennent l'un après l'autre.
Le médecin
- dresse le constat de décès;
- remet les 2 exemplaires du constat au directeur de funérailles qui prend en charge le corps de la personne décédée.
Le directeur de funérailles
- remet à la personne qui déclare le décès au Directeur de l’état civil (le déclarant) un exemplaire du constat de décès et l'aide à remplir la déclaration de décès;
- remplit et signe la partie de la déclaration concernant la disposition du corps;
- transmet sans délai le constat et la déclaration au Directeur de l'état civil, accompagnés de la carte d’assurance maladie de la personne décédée, s’il y a lieu.
Le Directeur de l’état civil doit avoir en main le constat de décès et la déclaration de décès pour pouvoir dresser un acte de décès et insérer cet acte au registre de l’état civil du Québec. Le Directeur peut par la suite délivrer, sur demande, un certificat de décès ou une copie d’acte de décès. Il s’agit des seuls documents officiels reconnus pour prouver un décès.
Restrictions
Les ministres du culte peuvent célébrer des funérailles. Toutefois, les documents fournis par une société religieuse à la suite de la cérémonie n’ont pas de valeur légale pour établir le décès d’une personne.
Transmission simplifiée de renseignements relatifs au décès
Il est possible de remplir le formulaire Demande de transmission simplifiée de renseignements relatifs au décès après avoir rempli la déclaration de décès.
Après l’inscription du décès au registre de l’état civil du Québec, le Directeur de l’état civil transmet les renseignements nécessaires relatifs au décès
- à la Régie de l’assurance maladie du Québec pour l’annulation de l’inscription de la personne décédée au régime d’assurance maladie et, s’il y a lieu, l’annulation de son inscription au régime public d’assurance médicaments;
- à la Régie des rentes du Québec pour l’administration de ses programmes;
- au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale pour l’administration du Programme d’aide sociale et du Programme de solidarité sociale (y compris le recouvrement des sommes dues);
- à l’Agence du revenu du Canada pour l’administration de la Loi sur l’impôt sur le revenu;
- à Service Canada pour l’annulation de l’inscription au Registre d’assurance sociale.
Selon les réponses fournies dans le formulaire Demande de transmission simplifiée de renseignements relatifs au décès, le Directeur de l’état civil transmet également les renseignements nécessaires relatifs au décès
- à la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances pour simplifier le traitement du dossier de la personne décédée;
- au Curateur public du Québec pour simplifier le traitement du dossier de la personne décédée;
- au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale pour simplifier le traitement du dossier de la personne décédée concernant le Régime québécois d’assurance parentale;
- à la Régie du bâtiment du Québec afin que le Registre public des titulaires d’une licence de la Régie du bâtiment du Québec soit mis à jour;
- à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada afin que le Registre des Indiens soit mis à jour.
Décès survenu hors du Québec
Dans le cas d’un décès survenu hors du Québec, c’est l’officier de l’état civil du pays ou de la province où le décès est survenu qui reçoit les renseignements relatifs au décès et dresse l’acte de décès. Il est possible de faire insérer cet acte au registre de l’état civil du Québec. Une fois l’acte inséré, toute personne autorisée qui en effectue la demande peut obtenir un certificat ou une copie d’acte.
Constat de décès
Le constat fait mention du nom et du sexe de la personne décédée ainsi que du lieu, de la date et de l'heure du décès.
Déclaration de décès
La déclaration de décès contient les renseignements du constat de décès ainsi que
- le lieu et la date de naissance de la personne décédée;
- le lieu d’enregistrement de sa naissance;
- les noms de ses père et mère;
- son état matrimonial;
- si la personne décédée était mariée ou unie civilement, le lieu et la date de son mariage ou de son union civile et le nom de son conjoint;
- le lieu de son dernier domicile;
- le moment, le lieu et le mode de disposition du corps.
Elle se divise en 3 parties : la première doit être remplie par la personne qui déclare le décès, la deuxième par le directeur de funérailles et la troisième par un témoin.
Clientèle
La personne qui déclare un décès peut être le conjoint de la personne décédée, un proche parent, un allié (parent par alliance, par exemple beau-frère, belle-sœur, belle-mère) ou, à défaut, toute personne capable d'identifier la personne décédée.
Le témoin peut être toute personne majeure de 18 ans ou plus autre que la personne qui déclare le décès ou le directeur de funérailles.
