Clientèle
La clientèle est la suivante :
- toute personne dont le nom figure sur l'acte de naissance qui est inscrit au registre de l'état civil du Québec;
- toute personne qui peut justifier de son intérêt à demander un certificat ou une copie d'acte de naissance.
Condition
La naissance doit d'abord avoir été inscrite au registre de l'état civil du Québec.
Pour demander un certificat ou une copie d'acte de naissance, il faut utiliser l'un des moyens suivants :
- le service en ligne DEClic! ou le service en ligne DEClic! Express;
- le formulaire Demande de certificat ou de copie d'acte – Naissance;
- le service DEClic! Comptoir.
Demande au moyen de l'un des services en ligne
Le demandeur doit utiliser le service en ligne DEClic! (authentification par clicSÉQUR obligatoire) ou le service en ligne DEClic! Express.
Pour pouvoir utiliser le service en ligne DEClic! Express, le demandeur doit avoir un numéro d'accès rapide et sécuritaire (NARS). Ce numéro figure dans la lettre de confirmation envoyée par la poste aux parents d'un enfant dont la naissance vient d'être inscrite au registre de l'état civil du Québec. Il est valide pour une période de 90 jours, soit jusqu'à la date indiquée dans la lettre de confirmation.
Le demandeur qui utilise le service en ligne DEClic! ou DEClic! Express pourra par la suite suivre l'avancement du traitement de sa demande au moyen du service en ligne Vérification de l'état de traitement d'une demande en ligne.
Demande au moyen du formulaire
Le demandeur doit remplir le formulaire Demande de certificat ou de copie d'acte – Naissance et procéder de l'une des façons suivantes :
- joindre les documents et le paiement requis au formulaire, puis faire parvenir le tout, par la poste, au Directeur de l'état civil, à Québec;
- se rendre à l'un des comptoirs de services du Directeur de l'état civil ou à l'un des bureaux de Services Québec qui offrent des services du Directeur de l'état civil, remettre le formulaire au préposé, lui présenter les documents requis et faire le paiement requis.
Demande au moyen du service DEClic! Comptoir
Le demandeur doit
- se rendre à l'un des comptoirs de services du Directeur de l'état civil, à l'un des bureaux de Services Québec qui offrent le service DEClic! Comptoir ou au Centre local d'emploi de la Baie-James ;
- présenter les documents requis au préposé;
- faire le paiement requis.
Le préposé remettra au demandeur un reçu de transaction sur lequel figure un numéro de dossier.
Sur place, à un poste informatique en libre-service, le demandeur pourra ensuite accéder au service DEClic! Comptoir et terminer sa demande à l'aide de ce numéro et de son code postal (du Canada ou des États-Unis).
S'il le préfère, le demandeur pourra terminer sa demande ailleurs que sur place, s'il a accès à Internet. Toutefois, il disposera de 3 essais à l'intérieur de 3 jours pour la terminer. Après ce délai, il devra appeler au numéro de téléphone indiqué dans le document qu'on lui a remis en plus du reçu de transaction afin de faire réactiver sa demande.
Coûts
Les montants incluent le coût du traitement de la demande, celui du document imprimé ainsi que les frais d'expédition.
Traitement normal
| Par Internet |
32,25 $ |
39,00 $ |
|---|
| Par la poste |
46,25 $ |
53,50 $ |
|---|
| En personne |
51,50 $ |
57,50 $ |
|---|
Traitement accéléré
| Par Internet |
63,00 $ |
63,00 $ |
|---|
| Par la poste |
68,25 $ |
68,25 $ |
|---|
| En personne |
73,25 $ |
73,25 $ |
|---|
Le coût lié à une demande effectuée au moyen du service DEClic! Comptoir est le même que celui lié à une demande effectuée par Internet.
Modes de paiement
Le paiement peut être fait de l'une des façons suivantes, selon le moyen utilisé pour transmettre la demande :
- par Internet : carte de crédit (Visa ou MasterCard);
- par la poste : carte de crédit (Visa ou MasterCard) ou chèque, mandat postal ou bancaire à l'ordre du Directeur de l'état civil;
- en personne : carte de crédit (Visa ou MasterCard), carte de débit, argent comptant ou chèque, mandat postal ou bancaire à l'ordre du Directeur de l'état civil.
Note
Un paiement par chèque peut entraîner un délai de traitement supplémentaire. Aucun chèque postdaté n'est accepté : la demande et un tel chèque seront retournés au demandeur.
Traitement normal
Le certificat ou la copie d'acte de naissance est délivré dans un délai de 10 jours ouvrables, auquel il faut ajouter le délai lié à l'expédition par la poste normale.
Traitement accéléré
Le certificat ou la copie d'acte de naissance est délivré dans un délai de 3 jours ouvrables, auquel il faut ajouter le délai lié à l'expédition par Xpresspost.
Le service Xpresspost est offert au Canada seulement. Ainsi, l'envoi d’un certificat ou d’une copie d’acte à l'extérieur du Canada s'effectue uniquement par la poste normale.
Note
Si la naissance a eu lieu peu de temps avant la demande, un délai d'environ 15 jours peut également s'ajouter à celui du traitement de la demande.
Un délai peut aussi s'ajouter dans certains autres cas, notamment lorsque
- la demande est incomplète (ex. : elle n'est pas signée, il manque le paiement, les documents requis ne sont pas fournis ou ceux fournis ne sont pas valides);
- des renseignements relatifs à la naissance inscrits dans la demande sont différents de ceux figurant au registre de l'état civil du Québec;
- certains renseignements sur l'identité du demandeur ou du répondant ne peuvent pas être vérifiés;
- l'adresse du demandeur inscrite dans la demande est différente de celle figurant dans les documents requis;
- le Directeur de l'état civil a un nombre important de demandes à traiter.
Les documents suivants sont requis si la demande est faite au moyen du formulaire Demande de certificat ou de copie d'acte – Naissance ou du service DEClic! Comptoir :
- un document d'identité valide avec photo;
- une preuve de domicile valide.
Il est préférable de présenter les originaux de ces documents au préposé si la demande est faite au moyen de DEClic! Comptoir ou que le formulaire lui est remis. Il faut envoyer des photocopies lisibles des documents si la demande est transmise par la poste.
Des documents additionnels peuvent être requis selon les situations.
Documents d'identité
Les documents d'identité avec photo acceptés sont les suivants :
- carte d'assurance maladie délivrée par une province canadienne;
- permis de conduire ou d'apprenti conducteur du Québec, d'une autre province canadienne, d'un territoire canadien ou d'un État américain (s'il n'est pas présenté comme preuve de domicile);
- passeport canadien ou étranger;
- carte de citoyenneté canadienne (délivrée de 2002 à 2012);
- carte de résident permanent du Canada;
- carte de résident permanent des États-Unis (carte verte);
- document d'immigration délivré par le gouvernement du Canada (IMM 1442);
- pièces d'identité officielles pour les militaires, les policiers ou les diplomates en poste au Canada;
- certificat de statut d'Indien;
- carte d'identité délivrée par une province canadienne ou un territoire canadien.
Note
Si le demandeur ne peut pas fournir un document d'identité avec photo, il peut
- choisir un répondant qui remplit les conditions suivantes :
- il a 18 ans ou plus,
- il connaît le demandeur depuis au moins 2 ans,
- il est citoyen canadien,
- il exerce au Québec une profession reconnue par le Directeur de l'état civil;
2. remplir le formulaire Déclaration du répondant et le faire signer par le répondant;
3. joindre le formulaire à la demande.
Avant de remplir le formulaire, il est suggéré de consulter la publication Renseignements généraux sur la déclaration du répondant.
Preuves de domicile
Les documents acceptés comme preuves de domicile sont les suivants :
- permis de conduire ou d'apprenti conducteur du Québec, d'une autre province canadienne, d'un territoire canadien ou d'un État américain (s'il n'est pas présenté comme document d'identité avec photo);
- facture de taxes municipales ou scolaires (1 an ou moins);
- correspondance postale gouvernementale (1 an ou moins);
- facture récente d'une entreprise de fourniture d'énergie, de services téléphoniques ou de câblodistribution (3 mois ou moins);
- certificat de compétence de la construction (apprenti ou compagnon);
- carte d'hôpital accompagnée de la carte d'assurance maladie avec photo;
- relevé d'emploi ou bulletin de paie (3 mois ou moins);
- certificat ou relevé d'assurance habitation ou automobile (1 an ou moins);
- relevé de notes (1 an ou moins);
- relevé bancaire (3 mois ou moins);
- reçu de changement d'adresse remis par Postes Canada (3 mois ou moins).
Documents additionnels
Si le demandeur n'est pas mentionné à l'acte de naissance, il doit justifier de son intérêt à demander un certificat ou une copie d'acte de naissance. La photocopie d'un document officiel est alors requise, par exemple :
- un jugement de la Cour (ex. : ouverture d'un régime de protection);
- un document attestant une décision prise par un organisme gouvernemental (ex. : Retraite Québec, Société de l'assurance automobile du Québec).
Lorsque la demande concerne une personne décédée, le demandeur n'a pas à fournir la photocopie d'un document additionnel pour justifier de son intérêt s'il est
- la personne à laquelle la personne décédée était unie par union civile ou par mariage;
- l'enfant, le frère ou la sœur de la personne décédée.
Toutefois, il doit prouver le lien qui l'unit à la personne décédée de l'une ou l'autre des façons suivantes :
- donner sa date de naissance, s'il est né au Québec;
- fournir la photocopie d'un document d'état civil qui prouve son lien avec la personne décédée, s'il est né hors du Québec.
Langue des documents
Si les documents exigés sont rédigés dans une langue autre que le français ou l'anglais, il faut les faire traduire en français par un membre de l'Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec.
