Deux documents sont nécessaires pour que le Directeur de l’état civil puisse inscrire officiellement un décès au registre de l’état civil du Québec : le constat de décès et la déclaration de décès. Le constat est dressé par un médecin et la déclaration est remplie conjointement par le directeur de funérailles et un proche de la personne décédée, habituellement son conjoint ou un membre de sa famille immédiate.
Dès que le décès est inscrit au registre de l’état civil, vous pouvez obtenir les documents officiels dont vous aurez besoin comme preuves de décès. Vous devez vérifier auprès des ministères et organismes quel est le document qu’ils exigent et, au besoin, prévoir des copies supplémentaires. Généralement, le certificat de décès est la preuve de décès exigée.
Une déclaration de décès (voir les définitions) doit obligatoirement être remplie lorsque survient un décès. Jumelée au constat de décès (voir les définitions), qui est aussi obligatoire, elle permet de dresser l’acte de décès.
Tout décès doit être constaté, puis déclaré au Directeur de l’état civil. Le médecin et le directeur de funérailles interviennent l'un après l'autre.
Le médecin
- dresse le constat de décès;
- remet les 2 exemplaires du constat au directeur de funérailles qui prend en charge le corps de la personne décédée.
Le directeur de funérailles
- remet à la personne qui déclare le décès au Directeur de l’état civil (le déclarant) un exemplaire du constat de décès et l'aide à remplir la déclaration de décès;
- remplit et signe la partie de la déclaration concernant la disposition du corps;
- transmet sans délai le constat et la déclaration au Directeur de l'état civil, accompagnés de la carte d’assurance maladie de la personne décédée, s’il y a lieu.
Le Directeur de l’état civil doit avoir en main le constat de décès et la déclaration de décès pour pouvoir dresser un acte de décès et insérer cet acte au registre de l’état civil du Québec. Le Directeur peut par la suite délivrer, sur demande, un certificat de décès ou une copie d’acte de décès. Il s’agit des seuls documents officiels reconnus pour prouver un décès.
Restrictions
Les ministres du culte peuvent célébrer des funérailles. Toutefois, les documents fournis par une société religieuse à la suite de la cérémonie n’ont pas de valeur légale pour établir le décès d’une personne.
Décès survenu hors du Québec
Dans le cas d’un décès survenu hors du Québec, c’est l’officier de l’état civil du pays ou de la province où le décès est survenu qui reçoit les renseignements relatifs au décès et dresse l’acte de décès. Il est possible de faire insérer cet acte au registre de l’état civil du Québec. Une fois l’acte inséré, toute personne autorisée qui en effectue la demande peut obtenir un certificat ou une copie d’acte.
Constat de décès
Le constat fait mention du nom et du sexe de la personne décédée ainsi que du lieu, de la date et de l'heure du décès.
Déclaration de décès
La déclaration de décès contient les renseignements du constat de décès ainsi que
- le lieu et la date de naissance de la personne décédée;
- le lieu d’enregistrement de sa naissance;
- les noms de ses père et mère;
- son état matrimonial;
- si la personne décédée était mariée ou unie civilement, le lieu et la date de son mariage ou de son union civile et le nom de son conjoint;
- le lieu de son dernier domicile;
- le moment, le lieu et le mode de disposition du corps.
Elle se divise en 3 parties : la première doit être remplie par la personne qui déclare le décès, la deuxième par le directeur de funérailles et la troisième par un témoin.
Clientèle
La personne qui déclare un décès peut être le conjoint de la personne décédée, un proche parent, un allié (parent par alliance, par exemple beau-frère, belle-sœur, belle-mère) ou, à défaut, toute personne capable d'identifier la personne décédée.
Le témoin peut être toute personne majeure de 18 ans ou plus autre que la personne qui déclare le décès ou le directeur de funérailles.
